Orkaan Katrina. Orkaan Rita. Orkaan Wilma. Net 'n paar maande gelede het hierdie storms die lewens van miljoene mense verander. Selfs al het jy nie gewerk in gebiede wat deur daardie storms geraak is nie, het jy dalk produkte gestuur na – of produkte van – firmas in die Golfstreek ontvang. Dink jy jy is nie deur hierdie natuurrampe geraak nie?
Vermenigvuldig nou daardie gedagte 'n duisend keer en jy het 'n idee oor hoekom dit nodig is om 'n rampplan gereed te hê as jy 'n soortgelyke krisis in jou tuisdorp ondervind.
Hoe kan jy beplan vir 'n krisis of ramp wanneer dit gewoonlik onverwags gebeur? Hoe maklik is dit om iets te verwag wat jy nie ervaar het nie? Dit is twee redes waarom eienaars en bestuurders verlam kan voel wanneer hulle te staan kom voor beplanning vir 'n krisis. Dit voel dalk vir sommige vreemd om selfs te probeer indink wat om te doen of op papier te plaas, so dit is makliker om dit vir 'n ander dag uit te stel.
Noodbeplanning
Maar kom ons kyk op 'n ander manier daarna, moontlik in kleiner stukke, sodat jy jou arms om die moontlikhede kan kry. Een van die eerste dinge om te doen is om hierdie werk aan een persoon toe te wys – dit kan jy of iemand anders wees – en vorm 'n klein span om die poging te ondersteun. Een leier sal dit 'n meer doeltreffende en effektiewe proses maak.
So, wat is die eerste ding wat jy kan doen om vir 'n krisis te beplan? Maak 'n lys. 'n Eenvoudige lys van "wat as" is 'n goeie plek om te begin. Dink aan Murphy se wet: "As enigiets verkeerd kan gaan, sal dit." Maak nie saak hoe vreemd dit mag klink nie, skryf alles neer wat op jou besigheid van toepassing kan wees – van omgewingsrampe soos aardbewings, vloede of orkane tot ’n produkherroeping. Hierdie lys moet enigiets dek wat tot 'n onderbreking in jou gewone sakesiklus kan lei.
Dink jy dat die verwerkers in Suid-Florida vir verskeie orkane in 2005 beplan het? As ek nou met sommige mense daar onder praat, kan hulle nie eers die name van die orkane reguit hou of watter tot watter fase van skade gelei het nie. Ek sal wed dat die meeste maatskappye in Suid-Florida nou 'n orkaan-rampplan het wat dinge soos alternatiewe kragbronne, produk-afleidingsplanne en kommunikasielyste (vir beide kliënte en maatskappypersoneel) insluit.
Besigheidsherstelplan
Sodra jy die lys van "wat as" het, kyk rond om die kritieke dienste en funksies van jou besigheid te ontleed – dié wat die deure oophou. Sommige items wat by jou opkom, is werknemers, kontantvloei, toerusting om mee te werk, telefone en rekenaars en om kliënte te bedien. Dit is die kritieke funksies wat deurslaggewend sal wees om so gou moontlik na 'n ramp aan die gang te kom.
Neem dan hierdie nuwe lys en kategoriseer die items in drie of vier hoofkategorieë wat alles van ooreenkoms bevat, soos "Finansieel", "Kommunikasie", "Bedrywighede" en "Mense." Nou kan jy begin sien hoe jou plan sal lyk - verkieslik voor 'n krisis uitbreek sonder enige waarskuwing. Jy kan een persoon identifiseer om in beheer van elke hoofkategorie te wees en die "span" vra om tyd te neem om navorsing te doen en 'n plan te skryf vir die hantering van hul kategorie tydens 'n krisis.
Die eerste fase van die plan handel oor die noodramp. Hierdie is 'n gebruikersgids vir hoe om 'n organisasie te bewaar tydens die onmiddellike ramp. Om 'n plan bruikbaar te maak, moet dit geskep word voordat 'n onderbreking plaasvind. Die volgende fase van 'n plan, "herstel", is ontwerp om die befondsing te laat inkom, die dienste aan die gang te hou en die kliënte bedien om die besigheid vorentoe te hou nadat die ramp verby is. ’n Laaste fase van “besigheidskontinuïteit” moet beplan word om volle sirkel terug te kom na die punt waar die maatskappy voor die ramp presteer het.
Organisasieplan
Verskeie areas wat meer in-diepte beplanning benodig, sluit in berging van inligting soos werknemer, versekering en finansiële rekords; rekenaar hardeware, sagteware en data; en 'n bouterreinkaart en nutsspesifikasies. Organiseer hierdie belangrike data sodat daar veelvuldige kopieë is, met 'n stel wat op 'n alternatiewe plek gestoor word ingeval die hoofkantoor vernietig word.
'n Selfs breër fase van beplanning sluit risiko-analise en besigheidsimpakontleding in. Hierdie planne is gespesialiseerd en kan u onderneming voorberei om verlammende finansiële verliese te vermy. Daar is baie webwerwe wat sterk beplanningshulpmiddels beskikbaar het om in alle fases van hierdie beplanningsproses te help, maar die volgende is goeie webwerwe om mee te begin:
•Die Amerikaanse Rooi Kruis het goeie inligting vir besighede by www.redcross.org.
•Die Instituut vir Besigheid en Huisveiligheid verskaf beplanningshulpmiddels op sy webwerf by www.ibhs.org/business_protection.
•Die Centers for Disease Control and Prevention het 'n omvattende lys van belangrike webwerwe by www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• Die federale regering het 'n webwerf vir paraatheid by www.ready.gov.
Deur die beplanningstaak in klein stukke op te breek en 'n span te organiseer om aan die plan te werk, sal dit 'n meer gemaklike proses maak. Die Amerikaanse Rooi Kruis berig dat soveel as 40 persent van klein besighede nie heropen ná 'n ramp soos 'n vloed, tornado of aardbewing nie. Moenie toelaat dat jou besigheid ly omdat jy nie tyd gehad het om 'n plan op te stel nie.
EGA is 'n konsultasiefirma wat spesialiseer daarin om die produktebedryf te help met derdeparty-voedselveiligheidsouditvoorbereiding, varsgesnyde produkontwikkeling, marknavorsing, bemarkingstrategieë en advertensieplanne. Vir meer inligting, skakel (616) 784-2728 of besoek www.edithgarrett.com.